Wie Sie Ihre Beschaffung digitalisieren & automatisieren
Die Unternehmen sind in herausfordernden Zeiten und in der Ära von Digitalisierung und Big Data gefordert, Beschaffungen nicht losgelöst, sondern im Kontext der gesamten externen Kosten zu betrachten. Folglich ist es naheliegend, das komplette Einkaufsvolumen dank Einsatz von innovativen Technologien zu überblicken und zu steuern. Was der Einkauf heute braucht: ein intelligentes und integratives Beschaffungsmanagement, das Abteilungsgrenzen überwindet, flexibel ist und Realtime-fähig ist.
Report: Beschaffungs- und Lieferkettenstrategien im Fokus
Neue Prioritäten für die Procurement-Verantwortlichen
Die Beschaffungsteams müssen ein neues Partnerschaftsmodell mit der Finanzabteilung entwickeln und jene Teambildung verbessern, die normalerweise nur im Budgetprozess auftritt. Unternehmen benötigen Budgetverfügbarkeit in Echtzeit, um fundierte Entscheidungen treffen zu können – insbesondere in einer Welt, in der Beschlüsse so schnell und flexibel wie noch nie getroffen werden müssen.
Wir befinden uns mitten im Zeitalter der Automatisierung. Digitale Technologien sind weit genug fortgeschritten, um sogar Kernfunktionalitäten zu automatisieren. Die Unternehmen können nun feststellen, dass die Effizienz- und Effektivitätsgewinne zur rechten Zeit kommen und auch im Procurement-Segment eine große Wirkung erzielen. Die Procurement-Verantwortlichen und -Teams müssen den größten Teil der Aufgabe übernehmen, ihren Bereich zu einer modernen schlagkräftigen E-Sourcing & E-Procurement Unit weiterzuentwickeln.
CPO Compass 2022: Strategien und Empfehlungen für Einkaufsleiter
Post-Pandemie-Kostenstruktur für Post-Pandemie-Strategie
Zu Beginn der Pandemie haben Unternehmen Liquidität freigesetzt, um plötzliche Umsatzrückgänge auszugleichen. Die Annahme war, dass die meisten dieser Bemühungen rückgängig gemacht würden, wenn sich die Bedingungen verbesserten. Angesichts einer breiteren wirtschaftlichen Verlangsamung müssen sich die Führungskräfte jedoch auf eine Kostenstruktur nach der Pandemie konzentrieren.
Der Schwerpunkt des Liquiditätsmanagements wird sich in den langfristigen Horizont verlagern. Eine permanente Optimierung des Working Capitals hat dafür zu sorgen, dass Unternehmen über ausreichende Liquidität verfügen. Maßnahmen zur Cash-Generierung müssen mit längerfristigen betrieblichen und kommerziellen Veränderungen verknüpft und koordiniert werden.
Unternehmensleiter müssen die Selling, General and Administrative Expenses (SG&A)-Kostenkurve krümmen, wenn sie eine bessere Kostenstruktur anstreben. Die Kürzung der Lohnkosten führte in einigen G7-Volkswirtschaften zu einer Rekordarbeitslosigkeit – mit der Gefahr nachgelagerter, länger anhaltender Negativauswirkungen und eindeutig ein zumindest auf der Zeitschiene ineffektiver Weg, um die Gewinne zu steigern.
Studie: die Prioritäten bei der Procurement-Optimierung
Budget-to-Pay: Finanzen und Beschaffung in einem Modell
Mit dem Aufkommen der Pandemie hatten die CFOs und CPOs Mühe, Budgets zu ändern und Kosten im gleichen Tempo des wirtschaftlichen Schocks zu senken. Für viele Unternehmen waren weder interne Ausgabendaten noch externe Marktdaten in der für optimale Entscheidungen erforderlichen Geschwindigkeit verfügbar. Dies hat die Notwendigkeit eines Standards für die Zusammenarbeit der Bereiche Finanzen und Beschaffung im Haushaltsverwaltungszyklus unterstrichen.
Auf hoher Ebene beinhaltet ein von einem Finanzleiter erstelltes Budget das Abziehen geplanter Kostensenkungen oder das Hinzufügen von Erhöhungen zu den Kosten des Vorjahres. Die Daten, die diese Zahlen stützen, stammen jedoch oft aus mehreren Quellen: Ist-Werte, Rückstellungen, offene Bestellungen, Pipeline-Dokumentation von Beschaffungs- und Geschäftsteams und weiteres.
Die Implikation ist zweifach:
Erstens neigen Geschäftsbereichs-, Finanz- und Beschaffungsverantwortliche dazu, jeweils in ihren eigenen Silos zu arbeiten, wenn sie die Effizienz vorantreiben wollen.
Zweitens stehen den Chief Finance Officers die spezifischeren Details in einer nicht standardisierten Struktur über alle Geschäftsbereiche hinweg zur Verfügung. Was fehlt sind Werkzeuge, um die Kosten im gesamten Unternehmen das ganze Jahr über aktiv zu verwalten, da es keine gemeinsamen, einheitlichen Metriken oder Prozesse gibt.
Führungskräfte müssen über ein einheitliches Modell verfügen, das die Budgetverfügbarkeit eindeutig mit Ausgabenentscheidungen in Echtzeit und dem Zahlungsabschluss verbindet. Das als Budget-to-Pay-Modell bekannte Konzept kann so angepasst werden, dass die Höhe der Ausgaben ein- und ausgeschaltet wird, wenn die globalen und lokalen wirtschaftlichen Bedingungen dies erfordern.
Wenn die Beschaffung nun Kategorie-Strategien mithilfe von Budget-to-Pay festlegt, erfolgt dies im Einklang mit den Prognoseaktivitäten der Finanzabteilung. Und wenn die Beschaffung alle jährlichen Kostensenkungen nachgelagert validiert, läuft der Prozess gleichzeitig mit Finanzplanungs- und Analyseanpassungen ab.
Mit der richtigen Technologie und Prozessumgestaltung können Finanz- und Beschaffungsleiter das Ausgabenventil kontrollieren – und sie wissen, wie sie am besten auf die finanziellen Bedingungen vor Ort reagieren können.
Das Budget-to-Pay-Modell in der Praxisanwendung:
- Verbinden Sie das Budget mit Ausgabenentscheidungen in Echtzeit
- Legen Sie Kategorie-Strategien passend zu den Finanzprognosen fest
- Setzen Sie Levels of Spend entsprechend den wirtschaftlichen Bedingungen
- Validieren Sie Kostensenkungen im Einklang mit Financial Planning and Analysis (FP&A)-Anpassungen
Mit Digitalisierung & Automatisierung zum E-Procurement
Unternehmen werden mithilfe von Automation Software ihr Kategorie-, Vertrags- und Änderungsmanagement beschleunigen, um rasch exakte Ergebnisse zu liefern und gleichzeitig manuelle oder doppelte Anstrengungen zu reduzieren. Und die Procurement-Verantwortlichen werden dank Digitalisierung und Automatisierung aus dem traditionellen Beschaffungswesen eine hocheffiziente zukunftssichere E-Sourcing & E-Procurement-Abteilung machen.
Plattformen mit integrierten Prognose- und Liefernetzwerk-Funktionen werden Künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML) und robotergesteuerte Prozess-Automatisierung (RPA) nutzen, um ihre Abhängigkeit von einzelnen Tabellenkalkulationen zu verringern und gemeinsam nutzbare Echtzeitdaten und Nachfragemodelle zu fördern.
Automatisierung ist jedoch kein Allheilmittel – sie muss mit menschlichen Erkenntnissen über die Kategorie-Nachfrage und die Auswirkungen einer anhaltenden Rezession gekoppelt werden. Und sie muss weiterhin Schwankungen in der Sicherheit für Mitarbeiter und Partnerlieferanten bewältigen.
In atypischen Situationen sind Algorithmen auf sich allein gestellt nämlich oft überfordert. Zu Beginn der Pandemie, als Kunden plötzlich ihr Bestellverhalten komplett und rapide änderten, waren die Algorithmen etwa von Amazon häufig ratlos. Was deutlich wurde: Massenbestellungen und extreme Nachfragespitzen machen ein menschliches Eingreifen erforderlich, um die Order-Befriedigung und die Bestandsauffüllung zu überarbeiten.
Der Weg zur erfolgreichen Compliance-related Sourcing-Initiative
Was Robotic Process Automation & Co. alles leisten können
Robotic Process Automation (RPA) bietet einen großen Mehrwert für Prozesse, die sich wiederholen und anfällig für menschliche Fehler sind. Die Automatisierung in der vor- und nachgelagerten Beschaffung hat enormes Optimierungspotenzial und wird der Belegschaft signifikant zugutekommen.
Bei der vorgelagerten Beschaffung haben sich Low-Touch-Workflows bewährt – zum Beispiel bei der automatischen Gebotsabgabe. Leitfäden und Fragebögen mit Vorlagen helfen den Mitarbeitern, Aufgaben einfacher zu erledigen. RPA optimiert auch die Datenübertragung – indem sie Antworten generiert, die doppelte Anfragen für nachfolgende Aufgaben überflüssig machen. Automatische Genehmigungs-Workflows halten das Budget unter Kontrolle und den Prozess überprüfbar.
Für die nachgelagerte Beschaffung, wie z. B. die Kreditorenbuchhaltung, ermöglicht die Automatisierung schnellere Zahlungen und vereinfacht die Bearbeitung von Rechnungsausnahmen. Mit einer regelbasierten Engine werden Invoice Exceptions automatisch an geschulte Sachbearbeiter weitergeleitet. Und das Scannen mit automated Optical Character Recognition (OCR) trägt dazu bei, die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten zu minimieren und Fehler zu reduzieren.
Die größten Vorteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung? Zeit und Geld. Die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer einzelnen Rechnung fallen laut aktueller Berechnung von 12,88 Dollar auf 2,56 Dollar. Bei der berührungslosen digitalen Rechnungsverarbeitung reduziert sich die durchschnittliche Bearbeitungszeit von 11,7 auf 3,1 Tage.
Wie Sie mit Guided Buying den Einkauf optimieren
Wie die Automatisierung die Beschaffung erleichtert:
Upstream
- Low-Touch-Workflows wie automatisches Bieten
- Leitfäden und Fragebögen mit Vorlagen
- Optimierte Datenübertragung
- Automatische Genehmigungs-Workflows
Downstream
- Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung für schnellere Zahlungen
- Regelbasierte Engine behandelt Rechnungsausnahmen
- Optische Zeichenerkennung reduziert die manuelle Rechnungsstellung
